Comment bien organiser un Open Space, votre espace de travail collectif ?

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Un Open Space ou plateau ouvert est traditionnellement un espace de travail à vocation collective dans lequel les bureaux sont tous installés dans des endroits uniques et ne sont séparés que par des cloisons.

Étant des bureaux ouverts, les employés se voient, s’entendent et véhiculent ensemble des idées pour la bonne marche de l’entreprise. S’il est économique, car permettant à l’entreprise de profiter d’un gain d’espace, retenez que la mise en place d’un Open Space n’est cependant pas aisée. De plus, dans un espace de travail collectif, réussir à maintenir le calme pour un rendement optimal est un véritable défi. Afin de rendre votre espace de travail collectif attrayant et productif, nous vous proposons 9 astuces qui devraient trancher pour votre bien-être.

Open Space : Qu’est-ce que c’est concrètement ?

Commençons par préciser que le concept du « open space » est apparu dans les années 1950 aux États-Unis. Toutefois, ce n’est qu’en 1980 que l’Europe se décida d’adopter ce procédé totalement particulier. Bureaux dénués de cloisons, plusieurs entreprises en deviennent adeptes à travers le monde. À titre illustratif, l’on estime officiellement à 20% les salariés français qui travaillent selon ce modèle et à 70% les salariés de la Grande-Bretagne qui confessent de ce mode de travail. Mais retenez que ces chiffres sont en nette progression.
Grâce à l’aménagement de bureau professionnel, plusieurs entreprises obtiennent un avantage économique non négligeable. En faisant disparaitre les cloisons, les bureaux sont réunis au sein d’un espace de grand volume, ce qui permet aux entreprises de gagner en superficie pour accueillir plus de salariés.  Conclusion, cette technique assure aux employeurs une baisse considérable de charges en matière de loyer.
Retenez également que l’Open Space contribue à promouvoir la communication entre salariés. En effet, lorsque les employés sont enfermés dans un espace privé, ils ont du mal à communiquer en toute liberté au sein d’une équipe. L’Open Space contribue à y remédier. Par ailleurs, tous les employés sont en contact, que ce soit de façon visuelle ou sonore. Les interrelations améliorant l’efficacité du travail en équipe, l’entreprise pourra bénéficier d’une réactivité accrue.

Open Space : Comment parvenir à l’aménager ?

Afin d’accroitre aux maximums le potentiel de vos employés sur leurs lieux de travail en Open Space, il est important de bien l’aménager. Ce faisant, nous vous proposons neuf astuces qui vous permettront de réussir ce pari.

Open Space : Le choix de la couleur du mobilier

Dans votre projet futuriste d’aménagement d’un Open Space, il vous sera crucial de bien choisir la couleur de vos mobiliers afin de ne pas réduire la concentration de vos futurs collaborateurs. L’astuce que nous vous proposons aux moments du choix du mobilier bureau est la neutralité. Abstenez-vous donc d’acheter des mobiliers de bureau aux couleurs fluorescentes ou particulièrement sombres.

Ce faisant, nous vous proposerons de choisir des couleurs aux tons blancs ou à couleurs pastel. Sur l’instant, vous ne mesurerez très certainement pas l’importance de ce choix, mais sachez que cela pourra sur le long terme garantir la concentration de vos employés. Procédant ainsi, l’environnement de travail de vos collaborateurs n’est pas pollué, et les couleurs douces perturbent moins leurs concentrations.

Open Space : Atténuez l’acoustique

La deuxième prédisposition à prendre est de choisir un mobilier acoustique pour réduire le niveau sonore général de votre futur Open Space. En effet, les entités ayant fait recours à ce procédé témoignent que la première source de nuisance est le niveau sonore. Alors, comment y remédier ?

D’abord, pensez au revêtement du sol de votre Open Space. Pour ce faire, nous vous suggèrerons d’opter pour une moquette suffisamment épaisse pour dissimuler le bruit du mobilier qui roule sur la surface à savoir : les chaises de bureau et les caissons de rangement qui seront placés près des bureaux.

Ensuite, il vous faudra vous assurer que les bureaux choisis puissent réellement être adaptés à un usage Open Space. Bien que de nombreux bureaux culminent sur Internet, il n’en demeure pas moins qu’ils ne sont pas tous adaptés à un usage en Open Space. Pour les bureaux doubles, pour quatre personnes voire six personnes, optez pour un modèle avec cloison centrale séparatrice.

Enfin, choisissez des panneaux acoustiques à suspendre. Les entreprises françaises sont pour le moment réticentes à adopter un tel accessoire. Pourtant, ce mobilier est pratique pour réduire la nuisance sonore dans les Open Space.

Open Space : Quelles orientations et quel emplacement donné à vos bureaux ?

Pour votre gouverne, sachez que le positionnement que vous donnerez à vos bureaux sera un levier ou non de la concentration de vos employés. Dans de tels cadres, le risque de déconcentration est relativement élevé. Alors, autant le réduire au maximum.

Commencez par éviter de placer deux collaborateurs face à face, car le regard est une source de déconcentration. Assurez-vous donc d’orienter les écrans d’ordinateur, et les chaises de sorte que deux employés qui se situent face à face ne puissent en aucun cas se croiser du regard. De plus, évitez de placer un bureau dos à une fenêtre ou derrière une porte.

Open Space : Les bons collaborateurs aux bons endroits

L’une des astuces qui font le prestige de certaines startups est de créer des duos de chocs entre leurs collaborateurs. Pour exemple, pensez à placer votre Office & Happiness Manager près de votre référent en ressources humaines. Aussi, la comptabilité près du DAF serait très bénéfique. Aussi, gardez fondamentalement à l’esprit qu’au-delà de 10 collaborateurs par plateau, vous serez à l’origine de la création d’un cadre néfaste à la concentration et la détermination de vos collaborateurs.

Open Space : Harmonisez le son ambiant de votre cadre de travail

Nous parlerons ici des pointes ou pics de bruit, qui sont habituellement des sons isolés et répétitifs assez courts et qui traduisent une source de bruit désagréable pour les oreilles. Ils naissent des clics intensifs sur vos souris de bureau, vos claviers d’ordinateur, voire des sonneries de téléphone soudaines.

Pour y remédier, certaines startups diffusent en arrière-fond une musique ambiante. Rehaussé et en continu, le son de cette musique couvre parfaitement ces pointes de bruit. Niveau musique, optez pour une musique classique ou qui favorise la motivation. Créer donc votre playlist en conséquence.

Évitez de saturer votre espace de travail collectif

Faisant foi à tout ce qui précède, l’Open Space est un lieu de travail censé regrouper un nombre important de bureaux et de meubles d’appoint. Évitez donc l’ajout d’armoires de bureaux, de meubles de rangement et de fournitures. Faites respirer visuellement votre espace de travail collectif.
Afin de créer une circulation fluide, veillez à placer vos différents meubles de rangement le long des murs de vos locaux. Aussi, nous vous conseillerons ensuite d’opter pour des armoires fermant à clé pour sécuriser les affaires personnelles de vos employés.

Anticipez les flux de passage de vos collaborateurs

Afin de faciliter la mobilité de vos collaborateurs, aménagez une zone de libre circulation pouvant recueillir un passage plus conséquent. Près de toilettes, des entrées de salles de réunion, etc. Ce ne sont là que quelques exemples de lieu pouvant être aménagé comme lieux de libres échanges et de partage.

Anticipation de la gestion du matériel informatique

Étant cruciale pour la bonne tenue et le bon fonctionnement d’une entité, la gestion du matériel informatique doit être au centre de vos préoccupations. Devant être attractifs pour vos collaborateurs, les câbles informatiques trainant au sol ne militent vraiment pas en faveur de votre Open Space. Optez donc par exemple pour des modèles dotés de goulettes passe-câbles.

Un lieu collectif qui plébiscite les individualités

Bien qu’ils partagent un espace commun, vos collaborateurs doivent se sentir à l’aise. L’aspect collectif doit en dépit de tous permettre à vos collaborateurs de conserver leurs intimités.

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