Comment choisir son logiciel de comptabilité ?

Le logiciel de comptabilité est l’allié des entrepreneurs dans la gestion quotidienne de leur entreprise. Pourtant, derrière le terme “logiciel de comptabilité” se cachent des logiciels très différents les uns des autres. Les logiciels comptables proposent de nombreuses fonctionnalités comme la comptabilité, la facturation, le paiement ou le suivi de trésorerie et il est parfois difficile de s’y retrouver.

Choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre activité est devenu compliqué avec une variété de logiciels toujours plus importante sur le marché. Choisir le logiciel de comptabilité qui vous correspond est pourtant relativement simple avec une bonne compréhension du marché et de vos besoins.

Choisissez le logiciel en fonction de la taille de votre entreprise

Les logiciels de comptabilité ciblent les entreprises en fonction de leur taille. La comptabilité des microentrepreneurs est beaucoup plus simple que celle des TPE qui est elle-même beaucoup plus simple que celle des PME.

Si vous êtes en microentreprise, optez pour un logiciel tout-en-un qui vous permettra de gérer l’édition de devis et factures et le suivi de vos paiements. Il existe de nombreux logiciels de comptabilité à destination des microentrepreneurs comme Quickbooks, Freebe ou Henrri à moins de 20€HT/mois.

Si vous êtes un dirigeant de TPE, le choix est plus complexe. Il dépendra des fonctionnalités que vous recherchez et dont nous parlerons dans la partie suivante ou de votre expert-comptable. Les cabinets d’expertise-comptable vous imposent parfois un logiciel de comptabilité particulier en fonction de leurs habitudes et de leur logiciel de production comptable ou vous devrez a minima vérifier que le logiciel que vous souhaitez utiliser s’intègre avec le logiciel de production comptable de votre cabinet.

Si vous passez par un expert-comptable en ligne, vous aurez un logiciel de comptabilité développé par les cabinets digitaux qui comprend un logiciel de facturation, un outil de gestion des notes de frais et des outils de suivi de trésorerie, souvent moins développés que les logiciels de comptabilité spécialisés.

Si vous êtes un dirigeant de PME, d’ETI ou d’un grand groupe, vous devrez vous diriger vers des solutions plus complètes comme Sage, Cegid, EBP, Pennylane ou des ERP comme SAP qui peuvent s’adapter aux spécificités de votre activité.

Listez les fonctionnalités essentielles et les fonctionnalités secondaires

Quel est le besoin auquel doit impérativement répondre votre logiciel de comptabilité ? Quels sont les besoins secondaires ? Les logiciels de comptabilité se sont transformés en logiciel de gestion en proposant toujours plus de fonctionnalités.

Certains logiciels de comptabilité sont même spécialisés sur un segment précis : la gestion des paiements, la collecte et le traitement des factures ou les notes de frais et nécessiteront d’être intégré avec un autre logiciel.

C’est à vous de hiérarchiser vos besoins et envies en fonction de leur utilité pour votre entreprise.

Vérifiez les intégrations dont vous avez besoin

Un élément souvent sous-estimé dans la recherche de logiciel de comptabilité est le niveau d’intégration. Si vous avez besoin d’un logiciel qui s’intègre à votre logiciel métier, achat ou CRM, vérifiez bien que le logiciel de comptabilité que vous convoitez s’intègre et vérifiez la qualité de l’intégration.

Certains logiciels indiquent qu’une intégration est possible mais elle nécessite des développements. Une intégration directe avec un transfert des données est à privilégier à une intégration, qui n’en est pas vraiment une, qui fonctionne sur le modèle de l’export et de l’import de données.

Cadrez votre besoin avant d’échanger avec les logiciels

En filtrant les logiciels en fonction de la taille de votre entreprise, de vos besoins et des intégrations, vous êtes déjà sur la bonne voie. Pour être sûr de faire le bon choix, cadrez votre besoin en listant les points essentiels : 

  • Quel est votre budget ?
  • Quelles sont vos contraintes techniques (système d’exploitation, intégrations, hiérarchisation de l’accès en fonction du profil des utilisateurs) ;
  • Les utilisateurs du logiciel en interne ont-ils déjà de l’expérience sur certains logiciels ?
  • Quelle sera l’articulation entre votre logiciel de comptabilité et votre comptable ?
  • Quelles sont les fonctionnalités indispensables ?
  • Quelles sont les fonctionnalités secondaires ?

Gardez cette liste à votre disposition durant toute la durée de votre recherche de logiciel comptable.

Testez les logiciels et négociez

Il reste une dernière étape avant d’être sûr de faire le bon choix de logiciel de comptabilité. Soyez rigoureux et curieux si vous échangez avec les commerciaux des logiciels de comptabilité. Posez toutes les questions qui vous passent par la tête pour être sûr de ne pas avoir de mauvaises surprises.

Un bon deal, c’est un deal où les deux parties sont satisfaites. N’hésitez pas à négocier si le coût des licences de votre logiciel est élevé. La négociation est plus difficile pour les TPE qui utilisent des logiciels en self-service mais elle est plus facile pour les PME au panier moyen élevé.

Une négociation réussie (sur l’engagement, des formations offertes, une réduction) permet souvent d’évaluer le niveau de service du logiciel et de démarrer la relation commerciale du bon pied.

Dernier conseil pour choisir le bon logiciel de comptabilité : faites le bilan régulièrement avec les utilisateurs du logiciel. Le bon logiciel pour votre activité à l’instant T ne sera peut-être pas le bon logiciel dans un an. Si votre besoin évolue, n’hésitez pas à reprendre le processus de 0 pour choisir un logiciel qui correspond à l’évolution de votre entreprise.

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